Pouvoir communiquer avec ses équipes à distance et à n’importe quel moment est primordial, idem lorsque vous devez discuter ou travailler sur un document avec un collègue mais que vous n’êtes pas au même endroit.
Aujourd’hui il existe des outils numériques qui aideront et faciliteront votre vie d’entreprise.
Communiquez et échangez facilement en interne
Pourquoi utiliser une application de discussion?
Créer un canal entreprise pour permettre de communiquer avec l’ensemble des équipes est selon nous la solution la solution la plus simple et la plus indispensable dans votre transition numérique.
Il est difficile de trouver un moyen simple de communication, le téléphone prend énormément de place et une information peut avoir du mal à se transmettre. Alors quoi de mieux que de créer un lien simple de communication avec chacun des acteurs?
Nous vous conseillons deux outils (Slack ou Hangout).
LE TRUC EN PLUS?
Vous pouvez faire des groupes internes pour faciliter le partage des informations.
Par exemple, un groupe pour les commerciaux, un pour les techniciens, un plus général pour créer de la convivialité et partager les bonnes nouvelles… Bref, un choix infini d’option.
Quels autres avantages à la mise en place d’un canal de discussion?
Réduire l’envoi de mail est une très bonne action, car favoriser les messages aura un impact positif sur votre empreinte carbone.
Egalement, comme nous l’avons vu dans l’article « Comment simplifier ses tâches administratives dans le BTP? » on peut recevoir ses alertes automatiques sur sa messagerie pour gérer simplement son administratif: nouveau rendez-vous, nouveau paiement, etc.
On peut bien sûr définir dans quel groupe ou à quelle personne les notifications arrivent.
- Lien : Slack
- Tarif : Outil de base gratuit. 6,25 €/mois pour la version premium
- Lien : Hangout
- Tarif : Inclus dans Gmail
Centraliser ses données et y accéder rapidement à tout moment
On termine l’installation des volets roulants et là, problème: comment régler les fins de courses ? Aïe, on appelle le bureau pas de réponse, on regarde dans le carton du fournisseur pas de notice … Pour éviter ce genre de sujet, la solution est d’enregistrer ses documents sur un Cloud.
Car oui le nuage est extrêmement pratique, vous aurez accès à chaque instant à vos documents (en connexion ou hors connexion), que ce soit vos catalogues commerciaux, notices techniques, photos de réalisations, etc…
Vous pourrez même enregistrer automatiquement vos documents, plans ou autres photos de chantier, en étant à distance. Bref plus de pertes de temps à chercher un fichier, en un clic, vous le retrouvez et vous y avez accès !
Plusieurs solutions existent pour stocker vos données, dropbox et google drive ont notre préférence, mais vous pouvez utiliser des clouds comme Amazon drive, Mega, One drive, …
- Lien: Dropbox
- Tarif : Outil de base gratuit. 12 €/mois pour la version équipe standard
- Lien: Google drive
- Tarif : Inclus dans Gmail
Grâce à ces outils vous aurez accès sur votre téléphone à tous vos documents commerciaux ou techniques, photos, etc.