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Comment simplifier ses tâches administratives dans le BTP?

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Il n’y a rien de plus embêtant que d’arriver en rendez-vous et que le client ait oublié l’heure ou tout bonnement l’entretien, ou de perdre 10 jours pour compléter un dossier administratif car il manque un document non signé…

On a tous connu ce genre de situation et on peut facilement les éviter.

Comment gérer automatiquement ses rendez-vous?

Le 1er outil est de créer votre calendrier sur CALENDLY.  À l’instar de Doctolib, il permet de créer un accès à votre calendrier (il se raccorde nativement à votre compte Outlook, Google ou autres), pour permettre à vos contacts aussi bien en interne qu’en externe, de prendre rendez-vous facilement. L’un des ’avantages est que vous pouvez personnaliser les accès.

Vous pourrez par exemple : envoyer des confirmations de rendez-vous automatique, ou intégrer le lien dans vos mails, ou votre site internet.

  • Lien : Calendly
  • Tarif : Outil de base gratuit. 8 €/mois pour la version premium

Comment automatiser ses tâches administratives chronophages?

Le second est un peu plus “technique” mais il permet d’automatiser la majorité de vos actions. Révolutionnaire me direz-vous ? Effectivement on en est pas loin, cet outil est ZAPIER, la grande force de cette solution et sa souplesse car elle s’adaptera à vos applications et vos process.

Vous pourrez par exemple : raccorder votre agenda avec votre tableau de prospection (excel, sheet ou airtable, pour que lors de la création d’un nouveau rendez-vous, le contact soit automatiquement créé. Et si on pousse un peu plus loin, vous pourrez programmer de recevoir un message automatique pour vous informer qu’un nouveau contact a pris rendez-vous.

Vous pouvez aussi faire un téléchargement automatique de vos fichiers clients sur un drive.

La grande force est que vous pourrez automatiser chacune de vos tâches pour éviter les actions chronophages et améliorer vos process. Une fois qu’on commence à créer les fameux “zaps”, la seule limite est notre imagination.

  • Lien : Zapier
  • Tarif : Outil de base gratuit. 30 €/mois pour la version premium

 

Comment gérer à distance la signature et le paiement d’un chantier?

 

La signature de document

Quoi de plus embêtant que de terminer un chantier et de voir qu’il manque des pièces administratives non signées ?

Avec DOCUSIGN, c’est de l’histoire ancienne! Vous pourrez faire signer l’ensemble de vos documents en quelques secondes… de vos devis, à vos attestations de TVA. Plus de perte de temps à courir pour obtenir un joli autographe, la signature électronique de vos documents est un gain de temps aussi bien pour vous que pour vos clients.

En bonus, une fois le document signé vous pourrez l’enregistrer automatiquement via ZAPIER sur votre drive, et obtenir un message vous informant que le dossier est complet… Il n’y a plus qu’à passer la commande pour votre client.

  • Lien : Docusign 
  • Tarif : 23 €/mois pour la version entreprise
 

Le paiement en ligne d’un chantier

La réception d’un chèque c’est toujours un moment agréable, mais il faut le temps pour le recevoir puis de le déposer, et comme on aime le dire: le temps c’est de l’argent !

Alors pour simplifier les transactions, et éviter les excuses comme “Ah, j’ai oublié mon chéquier”, l’une des solutions intéressante est d’utiliser un outil comme stripe ou Mollie, qui permet d’encaisser votre paiement rapidement par carte bleu, en toute sécurité. L’un des points forts est que l’application est sans frais d’installation, ni abonnement, ni paiements mensuels. Comme pour DOCUSIGN, vous pouvez être alerté automatiquement d’un paiement et vous pouvez faire des relances automatisées si le paiement n’est pas réalisé.

  • Lien : Stripe
  • Tarif :Taux de 1,4%+ 0,25 € par transaction
  • Lien : Mollie 
  • Tarif :Taux de 1,2%+ 0,25 € par transaction
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