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Qui n’a jamais eu de mauvaises expériences dans le travail en équipe?
On a tous été amenés un jour ou l’autre à devoir travailler en équipe avec une ou plusieurs personnes… et à souhaiter ne jamais avoir eu à collaborer avec ces personnes!
Si on n’y prête pas beaucoup d’attention il est facile de laisser s’installer un climat délétère dans une équipe. Pour éviter cela nous avons quelques bonnes pratiques et outils à vous partager pour des collaborations pleines de réussite!
« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin »
Travailler en équipe
Tout d’abord, travailler en mode collaboratif veut dire savoir travailler en équipe, notamment avec ses collègues ou collaborateurs.
Avec ses collègues
Au sein d’une même entreprise, une équipe doit être animée par un objectif commun qui peut être la livraison d’un chantier, la signature d’un contrat commercial etc. Mais pour assurer le bon déroulement de l’opération il est essentiel de savoir : qui fait quoi?
Si les membres de l’équipe ont les mêmes compétences, il faut veiller à bien distinguer les dossiers alloués à chacun, par secteur géographique par exemple. Si les membres de l’équipe ont des compétences complémentaires qui peuvent en partie se recouper alors le responsable d’équipe doit répartir les rôles en fonction des points forts de chacun. Il est en tout cas nécessaire de ne pas inclure des personnes aux compétences trop proches pour ne pas risquer des conflits d’égo dans l’équipe.
En effet on a tous un égo et pour que la bonne entente règne, mieux vaut éviter de ne pas le froisser.
Comme chacun souhaite être reconnu pour sa valeur, le responsable d’équipe a tout intérêt à mettre en valeur les compétences de chacun et à ne pas hésiter à déléguer la responsabilité de certaines tâches.
Et le responsable d’équipe a intérêt à déléguer pour:
- se concentrer sur ses tâches de manager
- faire monter en compétences toute son équipe pour être encore plus efficace et productif sur les prochains dossiers.
Une bonne gestion de l’égo de chacun permet à court, moyen et long termes de gagner en productivité!
De plus, le but d’une équipe est d’intégrer toutes les expertises possibles pour rendre le meilleur service aux client. Alors pourquoi intégrer des experts si c’est pour ne pas les écouter?
Avec des entreprises partenaires (exemple d’un chantier)
Mais parfois une équipe, pour mettre en oeuvre un projet, est composée de plusieurs entreprises, qui n’ont donc pas d’intérêt commun à première vue.
C’est le cas pour les chantiers de construction! L’équipe doit compter des compétences complémentaires comprenant tous les métiers de la construction nécessaires au bon déroulement des travaux (architectes, électricien, peintre, maçon, menuisier etc.). Chacun intervient sur sa partie à un instant T du chantier.
Si rien n’est mis en place pour que tout le monde travaille en bonne intelligence, alors on se retrouve avec ce genre de cas:
- Un électricien obligé de détruire en partie le travail du plâtrier pour pouvoir accéder aux branchements dans le mur
- Des travaux sur la chaussée avec un trou que l’entreprise A bouche… pour être débouché quelques jours après par l’entreprise B qui intervenait par la suite…
Sans chef de chantier, on se remet au bon vouloir des artisans pour travailler en bonne intelligence.
Avoir un tiers pour diriger les travaux aide à faire en sorte que tout le monde voit un objectif commun à réussir le chantier.
Dans ce cas précis, les entreprises peuvent tabler sur un bouche à oreille positif suite à la satisfaction du client, et sur une relation de confiance avec des entreprises complémentaires pour se partager les contacts et obtenir de nouveaux contrats!
Les outils du collaboratif
Maintenant que l’on a compris l’importance du travail en équipe, on a besoin de moyens pour collaborer ensemble.
L’outil basique qui a fait ses preuves: la réunion
Une réunion peut être informative avec le management qui délivre des informations à ses collaborateurs. Mais une réunion, pour être collaborative doit se dérouler autrement.
Quand on travaille en mode projet, et surtout avec des partenaires extérieurs à son entreprise, la réunion doit avoir un objectif précis. Sinon on s’expose à cette maladie qui fait des ravages: la réunionite!
Quels en sont les symptômes ?
- Le manager parle sans écouter ses équipes
- Des intervenants qui prennent la parole pour exposer les problèmes sans chercher de solutions
- Une procrastination dans la prise de décision…jusqu’à la prochaine réunion.
Vous l’avez compris, LE geste barrière contre la réunionite c’est d’avoir en vue l’objectif de la réunion, qui doit être lié à une prise de décision.
Et pour que cette décision soit acceptée et mise en oeuvre par tous, l’avis de chacun doit être respecté et surtout écouté pour que les différentes expertises amènent à la meilleure décision possible pour tout le monde.
Canaux de communication
Quand tout le monde a les objectifs précis bien en tête, et qu’il est l’heure d’accomplir le travail, il faut avoir mis en place des canaux de communication pour que tout le monde collabore y compris à distance et partage les informations.
Un chat de groupe sur des messageries telles Slack, Hangout, ou Teams sont efficaces pour travailler en équipe et s’échanger rapidement des informations.
Mais surtout pour être efficace et pouvoir travailler à distance les uns les autres, il est surtout utile de mettre en place un système pérenne de partage de documents.
Lorsqu’on travaille sur des projets ponctuels, ou avec des partenaires extérieurs la solution la plus simple est de travailler sur un drive. Il y a plusieurs outils pour cela: Google drive et Sharepoint qui permettent tous deux une édition collaborative en ligne des documents, ou bien encore Dropbox.
Le logiciel de relation client (CRM)
Pour les équipes installées à long terme et au sein d’une même entreprise, en complément d’un drive, l’outil par excellence est le CRM, ou logiciel de relation client.
Le logiciel de relation client permet un partage d’informations immédiat et non invasif (au contraire des mails avec une liste de personnes en copie à rallonge) entre les membres des équipes, et même entre les équipes au sein d’une entreprise.
Sur le dossier d’un client interviennent une multitude d’acteurs jusqu’à la livraison du service ou du produit. Avec le CRM, tout l’historique des interactions entre son entreprise et le client est disponible à chaque employé, ce qui permet de classer les échanges par client (en plus d’une classification par date). De plus, il est possible de mettre en place des mails type accessibles à chaque employé pour réduire le temps passé sur chaque interaction et ainsi gagner en efficacité.
Les CRM ont bien d’autres avantages pour les équipes commerciales, marketing et service client pour ne citer qu’elles, mais les atouts listés plus hauts pour une meilleure collaboration permettent déjà de mesurer l’efficacité d’un tel outil!
Conclusion
Travailler en mode collaboratif ne s’improvise pas. Les bonnes méthodes permettent de mettre en place le bon état d’esprit pour travailler ensemble vers un objectif commun.
Une multitude d’outils sont disponibles pour vous aider dans la mise en oeuvre d’une meilleure collaboration, avec le plus efficace d’entre eux: le CRM.
Hâpii est là pour vous accompagner dans la choix des outils, pour plus de collaborations et de productivité!