La planification des ressources de l’entreprise (ERP) est constituée de technologies et de systèmes que les entreprises utilisent pour gérer et intégrer leurs processus commerciaux de base. Les logiciels d’ERP offrent des solutions de systèmes uniques qui intègrent les processus de l’entreprise. Ils permettent aux utilisateurs d’interagir au sein d’une interface unique, de partager des informations et de permettre une collaboration interfonctionnelle.
Maintenant que nous avons une courte définition, voyons ce qu’est l’ERP plus en détail avec ses avantages mais aussi voyons ensemble si votre entreprise en a besoin !
Qu’est-ce que l’ERP ?
L’ERP est un processus utilisé par les entreprises pour gérer et intégrer les parties importantes de leurs activités. De nombreux logiciels ERP sont très utiles pour les entreprises car ils les aident à mettre en œuvre la planification des ressources en intégrant tous les processus nécessaires au fonctionnement de leur entreprise dans un seul système. Un système logiciel ERP peut également intégrer la planification, l’achat de stocks, les ventes, le marketing, les finances, les ressources humaines et bien d’autres fonctions.
Pour imager l’ERP : c’est un peu comme la colle qui lie les différents systèmes informatiques d’une grande organisation ou entreprise. Sans une application ERP, chaque département aurait son propre système optimisé pour ses tâches spécifiques. Avec un logiciel ERP, chaque département dispose toujours de son système, mais tous les systèmes sont accessibles via une seule application et une seule interface.
Les logiciels ERP permettent également aux différents départements de communiquer et de partager des informations plus facilement avec le reste de l’entreprise. Elles recueillent des informations sur l’activité et l’état des différentes divisions et les mettent à la disposition des autres parties, où elles peuvent être utilisées de manière productive.
Les logiciels ERP peuvent aider une entreprise à devenir plus consciente d’elle-même en reliant entre elles les informations sur la production, les finances, la distribution et les ressources humaines. Parce qu’elle relie les différentes technologies utilisées par chaque partie d’une entreprise, une application ERP peut éliminer les doublons coûteux et les technologies incompatibles.
Les offres d’ERP ont évolué au fil des ans, passant de modèles logiciels traditionnels utilisant des serveurs clients physiques à des logiciels en cloud offrant un accès à distance sur le Web.
Quels sont les avantages d’un ERP ?
Une gestion plus performante
Les solutions ERP servent de centre de données qui établit des liens entre tous les aspects des activités de l’entreprise qui nécessitent une gestion, notamment les ressources humaines, la production, les ventes, le support client, les stocks et l’approvisionnement. Avec l’aide des technologies informatiques, les logiciels ERP permettent le traitement automatique des données de la manière la plus rapide et la plus efficace.
L’un des principaux avantages des solutions ERP est qu’elles réduisent considérablement la paperasse et la nécessité de saisir manuellement les données. Le risque d’erreurs humaines susceptibles de perturber le flux de production s’en trouve considérablement réduit.
Une meilleure précision et disponibilité des informations
Il s’agit du principal avantage qui, d’une manière ou d’une autre, influe sur tous les autres avantages des progiciels de gestion intégrés. Les systèmes ERP permettent la collecte, le traitement et le stockage efficaces et centralisés d’informations sur la production, les ventes, les fournitures ou les clients, par exemple. Ainsi, un seul système de données est utilisé et maintenu au lieu de plusieurs bases de données distinctes qui nécessitent des vérifications et une synchronisation régulières pour supprimer les enregistrements obsolètes ou en double.
L’amélioration de la qualité de tous les types de données internes, combinée à leur facilité d’accès pour le personnel de tout service concerné, est un atout inestimable qui permet d’optimiser davantage les performances à tous les niveaux de l’entreprise. En particulier, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des stocks est l’activité qui bénéficie le plus de la mise en œuvre d’un logiciel ERP.
Amélioration de la coordination
Le système unifié qui contient toutes les données relatives à l’entreprise améliore la coopération entre les services ou les départements de l’entreprise. Le logiciel ERP réduit les délais de communication dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui améliore son efficacité. Ceci est particulièrement bénéfique si une entreprise possède un réseau distribué de filiales dans plusieurs pays ou même sur différents continents par exemple.
Une planification précise
L’accès rapide à une grande quantité d’informations commerciales facilite grandement leur analyse en vue de planifier le développement futur de l’entreprise. Le personnel de direction de l’entreprise et les commerciaux peuvent utiliser plus efficacement les données agrégées pour concevoir de nouvelles stratégies ou suggérer des améliorations à la stratégie existante.
Des rapports améliorés
Grâce à la réduction de la paperasse et à l’amélioration de la communication entre les départements, les logiciels ERP offrent un environnement pratique pour la soumission rapide et facile de toutes sortes de rapports : des finances aux stocks, du comportement des clients à la maintenance technique, et bien d’autres.
Évolution et flexibilité
Un autre avantage au logiciel ERP est déterminé par sa structure modulaire qui permet d’ajuster son échelle en fonction des besoins et des conditions actuels. Grâce à cette caractéristique, un système de planification des ressources s’adapte facilement à l’expansion ou à la réduction de l’entreprise à tous les niveaux.
Même les changements les plus insignifiants dans la structure et le fonctionnement de l’entreprise, tels que l’apparition de nouveaux produits, travailleurs, installations de production, fournisseurs, départements, exigent une grande flexibilité des solutions ERP. Que la croissance implique une augmentation de la production, une extension des stocks, l’ajout de nouvelles fonctions, de nouveaux services ou de nouveaux utilisateurs, les systèmes ERP peuvent gérer tous ces changements et bien plus encore.
Rentabilité
En raison de la réduction de la paperasse et de l’optimisation des routines quotidiennes des collaborateurs, et surtout de la diminution des tâches répétitives, les systèmes ERP permettent de réduire les coûts liés aux besoins administratifs. Les solutions de planification des ressources accélèrent alors considérablement les opérations commerciales qui impliquent diverses demandes d’informations et approbations, telles que la logistique, la gestion des stocks et des approvisionnements, etc.
Un accès plus facile aux systèmes de gestion
En fonction des besoins spécifiques dans le contexte de la planification des ressources, les systèmes ERP peuvent être mis en œuvre sous la forme d’applications web ou mobiles améliorées par les technologies du cloud. De cette façon, ils peuvent fonctionner sur des smartphones, des ordinateurs portables ou d’autres dispositifs portables et peuvent être accessibles à tout moment et depuis presque n’importe quel endroit.
Amélioration du service à la clientèle
Un autre avantage pratique des logiciels ERP modernes est l’optimisation de la gestion de la relation client. Un stockage centralisé des données accumule toutes les informations nécessaires sur les ventes et la clientèle, ce qui facilite la communication entre les responsables des ventes et le personnel du service clientèle et réduit le délai avant de réagir aux demandes des clients.
Un accès plus rapide aux historiques des clients avec une précision accrue s’ajoute également aux autres avantages énumérés précédemment. Par exemple, des données collectées et analysées avec précision sur les modèles de comportement des clients peuvent conduire à des optimisations de la stratégie, ou à des prévisions plus précises de la demande qui doit être satisfaite en conséquence et en temps voulu.
Une meilleure compétitivité sur le marché
Ce dernier avantage est en fait le résumé de tous les avantages susmentionnés relayés dans la perspective des bénéfices de l’entreprise. Le fait est que les systèmes ERP apportent à l’entreprise l’avantage concurrentiel le plus nécessaire, un dispositif supplémentaire pour surpasser ses concurrents. Alors que certaines entreprises s’en tiennent à des méthodes éprouvées ou n’ont tout simplement pas les moyens de s’offrir des solutions ERP, d’autres améliorent leurs activités grâce aux avancées technologiques et en récoltent les bénéfices.
Est-ce que votre entreprise a besoin d’un ERP ?
Le fait qu’un ERP puisse fonctionner pour n’importe quelle entreprise ne signifie pas nécessairement que toutes les entreprises en ont besoin. Mais comment savoir si votre entreprise en a besoin ?
ERP : Les processus de l’entreprise sont exécutés à l’aide de plusieurs logiciels différents.
Alors qu’une petite entreprise peut très bien travailler avec 5 programmes, une entreprise en pleine croissance est confrontée à un certain nombre de problèmes car elle doit répondre à davantage de besoins. Faire en sorte que différents logiciels fonctionnent ensemble de manière cohérente peut être un défi, surtout si votre entreprise n’a pas les compétences techniques requises pour des intégrations correctes.
En disposant d’un ERP, vous vous assurez que tous les processus de l’entreprise se déroulent dans un seul espace qui, s’il est géré correctement, peut améliorer considérablement l’efficacité de votre entreprise. L’utilisation d’un ERP vous permet également d’économiser une grande partie des coûts liés à la gestion informatique. Au lieu de devoir payer régulièrement pour des dizaines de mises à jour, vous obtiendrez un système qui peut être mis à jour et personnalisé au sein de votre entreprise, en une seule fois.
ERP : La gestion des données devient de plus en plus difficile.
Un problème commun aux entreprises en croissance et aux entreprises établies est la création continue de données. Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, une base de clients et une équipe plus importante signifient que davantage de données sont générées et que ces données doivent être gérées de manière efficace.
Un ERP peut contribuer à améliorer le flux global du processus de documentation interne et peut automatiser la plupart, voire la totalité, des processus de gestion des données associés.
ERP : La collaboration interdépartementale doit être améliorée.
Dans une entreprise qui compte plus de 2 départements, il est essentiel de faciliter une communication fluide et un échange efficace d’informations pour assurer la réussite globale. Pouvoir consulter facilement les données des autres départements peut faire gagner du temps et aider une entreprise à se développer dans la bonne direction.
Le fait de disposer d’un flux de travail établi et de toutes les données nécessaires, accessibles par le biais d’un ERP, permet aux employés d’accomplir leurs tâches beaucoup plus rapidement et avec beaucoup moins de stress.
ERP : Une gestion complexe des stocks est nécessaire.
Une entreprise qui vend des marchandises, soit à d’autres entreprises, soit directement aux consommateurs, doit contrôler ses stocks. Il doit y avoir suffisamment de marchandises en stock et, si une expédition est nécessaire, elle doit avoir lieu à temps pour que les clients soient satisfaits.
Avec un ERP, la gestion devient beaucoup plus facile puisque tous les départements, sites et employés peuvent suivre les numéros de stock et saisir toutes les informations nécessaires en temps réel. Un ERP bien mis en œuvre vous aide à garder un œil constant sur tout ce qui se passe dans vos entrepôts, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions commerciales.
Cependant, n’oubliez pas : Les ERP ne sont pas le remède à tous les problèmes.
Avant de mettre en œuvre un ERP qui unifie et automatise tous vos processus d’entreprise, vous devez vous assurer que ces processus sont déjà bien organisés. Un ERP n’a de sens que si le flux de travail de votre entreprise est déjà établi, mais qu’il faut trop de temps, de ressources et/ou d’efforts pour le gérer efficacement.
La mise en œuvre d’un ERP dans une entreprise qui n’est pas prête à en recevoir un se traduira par un flux de travail automatisé qui repose sur un certain nombre de processus mal conçus, ce qui n’est d’aucune utilité pour personne.